1. Présentation de l’orchestre et responsable du traitement
L’Orchestre Symphonique Toulouse Lauragais (OSTL) est un ensemble orchestral associatif géré par l’association loi 1901 Musique Ensemble En Lauragais (M.E.L.).
Raison sociale : Association Musique Ensemble En Lauragais (M.E.L.)
Siège social : Mairie de Donneville, all. du Languedoc, 31450 Donneville
SIRET : Association déclarée en préfecture de la Haute-Garonne
Contact DPO / Référent Données Personnelles : contact@orchestre-ostl.com
Site Web Officiel : orchestre-ostl.com
L’OSTL en qualité de responsable du traitement, attache la plus haute importance à la protection, au respect de votre vie privée, à la confidentialité et à la sécurité de vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD n° 2016/679) et à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. La présente politique vise à vous informer, conformément au Règlement européen n° 2016-679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après dénommé le « Règlement » ou « RGPD »), de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amenés à nous fournir dans le cadre de nos activités. Cette politique a pour but de vous informer sur les catégories de données personnelles que nous pourrions collecter ou détenir sur vous, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons, comment nous les protégeons, et les droits dont vous disposez sur vos données personnelles.
2. Données personnelles collectées et finalités
Le terme « donnée personnelle » désigne toutes les données qui permettent de vous identifier, en tant qu’individu. Lors de votre utilisation de notre site internet (le « Site »), nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer certaines données personnelles vous concernant.
Nous veillons au principe de minimisation des données : seules les données strictement indispensables aux activités culturelles de l'orchestre sont recueillies.
Formulaire de contact général et demandes d’audition / recrutement
Lorsque vous soumettez un message ou postulez pour rejoindre un pupitre (violon, flûte, cuivres, percussions...) via notre formulaire :
Données collectées : Nom, prénom, adresse email, pupitre ou instrument pratiqué, objet du message et texte de votre demande.
Finalité : Traiter votre message, répondre à vos questions sur notre programmation, et étudier votre candidature bénévole en vue d’une audition ou intégration d’un pupitre.
Base légale : Consentement explicite lors de l’envoi du formulaire (article 6.1.a du RGPD) et intérêt associatif légitime.
La consultation simple du Site ne nécessite pas d’inscription ni d’identification préalable. Elle peut s’effectuer sans que vous ne communiquiez de données personnelles vous concernant.
Cependant, lorsque vous décidez de vous abonner aux informations de notre Site, de télécharger une ressource disponible au téléchargement sur notre Site, que vous nous contactez directement par le Site, que vous répondez à des enquêtes, ou que vous nous envoyez des commentaires, nous collectons ces informations dans un cadre strictement nécessaire à la réalisation de notre mission.
Nous pouvons aussi collecter ces informations lorsque vous nous contactez par un autre moyen que notre Site (notamment par téléphone, email ou courrier postal), lors de la prise de rendez-vous, de nos rencontres (en présentiel ou distanciel).
Ces données collectées sont utilisées pour :
- Exécuter les missions d’accompagnement que vous nous confiez, gérer les inscriptions ;
- Réaliser des opérations de prospection commerciale. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime ;
- Gérer la comptabilité et répondre à nos obligations fiscales. Ce traitement est fondé sur une obligation légale ;
- Répondre à vos demandes d’information et de prise de contact formulées sur notre Site ou par email. Ce traitement est fondé sur votre consentement ;
- Nous aider à la préservation d’un environnement sain et sécurisé sur notre Site. Ce traitement est (i) fondé sur notre intérêt légitime (assurer la sécurité du Site), (ii) nécessaire au respect de nos obligations légales et/ou (iii) nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
- Gérer notre Site et effectuer des opérations techniques internes dans le cadre de résolution de problèmes, analyse de données, de tests, recherches, analyses, études et sondages. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime (assurer la sécurité de notre Site et en améliorer ses caractéristiques).
Lors de la collecte des Données, vous serez informé si certaines Données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. A défaut, l’exécution de votre demande pourra être restreinte.
Responsable de ce traitement : l'OSTL, contact@orchestre-ostl.com
Réservation de billets et adhésions (HelloAsso)
Pour la vente de billets de concerts et les adhésions des musiciens ou membres bienfaiteurs, l'OSTL s'appuie sur la plateforme associative française HelloAsso. Les transactions bancaires et la gestion des paiements sont intégralement gérées par HelloAsso sous protocoles sécurisés (normes PCI-DSS et RGPD). Aucune coordonnée de carte bancaire ne transite ni n'est conservée sur les serveurs de l'OSTL.
Données de navigation et logs techniques
Pour assurer la sécurité, la disponibilité continue du site et la prévention contre les attaques automatisées (spam, tentatives d'intrusion), le serveur web peut enregistrer de manière sécurisée l’adresse IP (anonymisée), la date, l'heure et l'URL consultée.
3. Destinataires des données et absence de cession
Vos données personnelles sont strictement confidentielles et réservées à l’usage exclusif des membres habilités du bureau associatif de l’OSTL et des chefs de pupitres concernés.
Engagement ferme : L’OSTL ne commercialise, ne loue, ne cède et ne transmet aucune de vos données personnelles à des fins publicitaires ou commerciales à quelque organisme tiers que ce soit.
Qui sont les destinataires des données que nous collectons et pour quelles raisons leur transmettons-nous ces données ?
Données transférées aux autorités et/ou organismes publics
Conformément à la réglementation en vigueur, les Données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions commises sur internet.
Données transférées en interne
Les Données collectées et traitées sont transmises aux membres de l’équipe, assistants, stagiaires, et à tout service interne de l'association.
4. Durée de conservation des données
Demandes de contact et candidatures : Conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, et au maximum 3 ans après le dernier échange émanant de la personne concernée.
Données relatives aux membres et musiciens actifs : Conservées pour la durée de l'adhésion annuelle, puis archivées conformément aux obligations statutaires des associations loi 1901.
Logs techniques de connexion : Conservés pour une durée maximale légale de 12 mois.
Vos Données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles qu’énoncées dans la présente Politique et ce conformément au Règlement et aux lois applicables.
A cet égard, les Données utilisées aux fins d’exécution des missions que vous nous confiez sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux délais de prescription.
Vos Données sont effacées lorsque les durées de conservation expirent.
L’archivage implique que vos Données ne seront plus consultables en ligne mais seront extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.
Les Données utilisées aux fins de prospection et communication peuvent être conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact du prospect concerné.
Vos Données sont effacées lorsque les durées de conservation expirent. Néanmoins, vos Données pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, la constatation et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que de besoin, la mise à disposition de vos Données à l’autorité judiciaire.
L’archivage implique que vos données ne seront plus consultables en ligne mais seront extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.
Comment vos données sont-elles protégées ?
Toutes les précautions et les mesures organisationnelles et techniques appropriées ont été prises pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles.
En cas de recours à un prestataire, nous nous assurons que ce dernier respecte ses obligations en matière de sécurité, préalablement à la communication de vos données
Où vos données sont-elles conservées ?
Vos données sont conservées pendant toute la durée nécessaire à leur traitement, puis archivées dans le respect de nos obligations légales. Elles font l’objet de mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées.
5. Hébergement et sécurité des données
Le site est hébergé en France au sein de l'Union Européenne sur les infrastructures sécurisées de l’hébergeur OVH SAS.
Les données collectées via le Site sont hébergées par OVH.
Toutes les communications entre votre navigateur et notre site font l'objet d'un chiffrement fort via le protocole sécurisé HTTPS (certificat SSL TLS Let's Encrypt), garantissant l'intégrité et la confidentialité des échanges.
Des données techniques peuvent également être collectées (dont votre adresse IP) pour assurer l’accès au Site et, lorsque cela est nécessaire, déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez.
En complément de l’hébergement du Site, certaines données peuvent être stockées sur des supports sécurisés :
- ordinateur professionnel protégé
- disque dur externe
Lorsque nous avons recours à un service tiers pour le stockage, ou l’hébergement de documents, nous nous assurons que ces prestataires présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données, conformément au RGPD.
6. Politique des cookies et traceurs
Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal lors de la consultation d'un site internet.
Cookies techniques indispensables : Nécessaires à la navigation, au maintien de la session et à la sécurité du site. Ils ne nécessitent pas de consentement préalable conformément aux recommandations de la CNIL.
Cookie de consentement : Mémorise votre choix (acceptation ou refus) pendant une durée de 6 mois afin de ne pas vous réafficher le bandeau à chaque page visitée.
Lecteur multimédia (Vidéos YouTube) : Lors de l'intégration de vidéos de concerts, nous privilégions le mode avec protection renforcée de la vie privée (youtube-nocookie).
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences ou retirer votre consentement en cliquant sur le lien « Gestion des cookies » situé en bas de chaque page du site.
7. Vos droits et modalités d'exercice (RGPD)
Conformément à la réglementation européenne et française, vous disposez des droits suivants sur les données qui vous concernent :
Droit d'accès (Art. 15 RGPD) : Obtenir confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie.
Droit de rectification (Art. 16 RGPD) : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement ou « droit à l'oubli » (Art. 17 RGPD) : Obtenir la suppression de vos données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD) : Demander le gel temporaire de l'utilisation de vos données.
Droit d'opposition (Art. 21 RGPD) : Vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
Quels sont vos droits sur vos données et comment les exercer ?
Conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits relatifs à vos Données, à savoir :
Droit à l’information : vous avez le droit d’être informé du traitement de vos données personnelles et si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez nous contacter à l'adresse [indiquer votre adresse mail].
Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles.
Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Un droit d’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos Données. Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons, pour des raisons légales ou légitimes, conserver ces Données.
Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas définis à l’art.18 du RGPD.
Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format lisible et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
Droit à l’oubli : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future.
Droit d’introduire une réclamation : auprès de la CNIL en France, si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Le droit de retirer votre consentement à tout moment : vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos Données lorsque le traitement est basé sur votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
Le droit de donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès : vous avez le droit de nous donner des directives concernant l’utilisation de vos Données après votre décès.
Vous pouvez exercer les droits ci-dessus en nous écrivant à l'adresse contact@orchestre-ostl.com
Comment exercer vos droits ?
Il vous suffit de nous adresser une demande par email ou par courrier en précisant votre identité :
Par email : contact@orchestre-ostl.com
Par courrier : Orchestre Symphonique Toulouse Lauragais — M.E.L., Mairie de Donneville, all. du Languedoc, 31450 Donneville
Nous nous engageons à vous répondre dans un délai maximum d’un mois suivant la réception de votre demande.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française : la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés — www.cnil.fr — 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris).
8. Mise à jour de la politique
La présente politique de confidentialité est susceptible d'être actualisée en fonction des évolutions légales et des activités de l'orchestre. Dernière mise à jour : Novembre 2026.
Modifications et application de la politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Nous vous en informerons au préalable par tout moyen utile.
Contact
Pour toute question relative à la présente Politique ou pour toute demande relative à vos Données, vous pouvez nous contacter en nous adressant un courrier électronique à l'adresse contact@orchestre-ostl.com